Hoe krijg je weer grip op je groep?

Onlangs sprak ik met Sander Banus, hoofd van het Center for Environmental health bij RIVM, over een gemeenschappelijke professionele liefhebberij: het faciliteren van groepen. We bevroegen elkaar op uitdagingen en hij bracht een hele mooie in:

Een groep moet een strategische beslissing nemen maar geraakt in een discussie over inhoudelijke details of over voorbeelden die ze zelf belangrijk en interessant vinden. De tijd tikt door. Je vraagt als facilitator om tot een afronding te komen, maar het gesprek rolt onverminderd gepassioneerd door, hoewel je ook ziet dat niet iedereen meer even betrokken is en een deel van de groep al bezig is met zijn e-mail op de smartphone. Opnieuw de vraag om af te ronden, op een willekeurig moment, en de meest assertieve van de groep zegt licht geagiteerd: “Dit is een cruciaal punt, dit heeft nu echt tijd nodig.”

Ai. Je ziet het programma al lichtelijk in de soep lopen en pijnigt je geest wat te doen, waar het programma in te dikken, hoe te herschikken….

Herkenbaar?

Voor mij wel. En dus hebben we samen wat oplossingen bedacht hoe je dit soort situaties hanteert. Die delen we graag met je.

 

De analyse. Wat is er aan de hand in deze groep?

Hoe belangrijk en interessant de discussie ook moge zijn: deze groep voelt zich niet verantwoordelijk voor het eindresultaat van de dag of voelt zich niet comfortabel om dit probleem op strategisch niveau te bespreken en zoekt de veilige wereld op van de inhoud waar ze zich thuis voelen.  Ze discussiëren er op los, zonder dat ze zich bewust zijn van het effect op hun eindresultaat. Ze ervaren de druk van de facilitator op dat moment ook niet. Het gaat er dus niet om dat jij grip op de groep krijgt, de groep moet grip op zichzelf krijgen. Daar kan jij hen in ondersteunen door je kennis, ervaring en tools.

 

De aanpak. Voorkomen is beter dan genezen.

De rolverdeling tussen de facilitator en de groep moet helder zijn. De groep heeft een gezamenlijke taak, de facilitator ondersteunt dit proces, maar neemt de verantwoordelijkheid voor het te behalen doel nooit over.

Bij het begin van de sessie zet je die taakverdeling dus direct strak neer.

Niet alleen door dit te vertellen, maar door de groep direct aan het werk te zetten met de takenlijst voor de bespreking en het maken van een agenda.

Daar kun je heel mooi een KANBAN bord voor gebruiken. https://nl.wikipedia.org/wiki/Kanban

Je kunt de groep vragen om de ‘things to be done’ zelf op kaartjes te schrijven.

Dit werkt veel beter dan een agenda. Een agenda beschrijft vaak globale onderwerpen of activiteiten. Een Kanban bord bevat de resultaten die de groep zelf aan het eind van de meeting wil behalen.

Zet in het geval van een workshop ook onderdelen zoals pauze, lunch, evaluatie en taakverdeling op het bord.

Zet alle agendapunten van de dag, in de vorm van concreet te bereiken resultaten, links op het bord. Je kunt ze ook op een tijdlijn laten plaatsen, zodat iedereen goed aanvoelt hoeveel tijd er voor elk onderdeel is.

Als je deelnemers een kaartje ophangen waarop staat ‘discussie over het belang van gezonde voeding in de kantine’, spoor hen dan aan om er een kaartje bij te hangen ‘beslissing nemen over het aanbod voor gezonde voeding in de kantine’. Zo leren de deelnemers ook beter te denken in termen van concrete resultaten. Dit zal hen ook bewuster maken van de te behalen doelen en nemen ze automatisch meer verantwoordelijkheid hiervoor tijdens de workshop.

 

Zo maak het je deelnemers makkelijk om in te grijpen

Hoe maak je het in een workshop deelnemers makkelijk om elkaar, of  de facilitator aan te spreken? Niemand bekritiseert immers graag een ander mens. In gedachten vloeken we de ander stijf, maar openlijk …..? Lastig! Je moet daartoe als facilitator een veilige ‘license to operate’ geven. Het is makkelijker om de groep te waarschuwen voor een gevaar, dan om een of meerdere personen aan te spreken. Maak dit dus een gezamenlijk probleem.
Dus vraag ook bij de start van de workshop aan de groep: welke gevaren liggen er op de loer? Wat kan er makkelijk gebeuren waardoor we onze doelstellingen niet halen?

Vermoedelijk heeft de groep voldoende zelfkennis om het onderwerp ‘lost in discussion’ hoog op de risico inventarisatielijst te zetten.

Vervolgens de vraag: wat doen we als dat ook daadwerkelijk gebeurt vandaag?

Ook daar mogen ze zelf een mooie oplossing voor bedenken. Sommige teams spelen een gele kaart, of een zwarte, ze mogen een bel luiden of zich omdraaien als ze de discussie vinden verzanden.

 

Maar die discussie dan… die was toch belangrijk voor de groep?

Wat je als facilitator nu kunt doen is te vragen wat de kern van deze discussie is. Wat is hier het dilemma? Noteer dat punt. Vraag de groep wat ze willen doen met dit dilemma.

• Is het belangrijk voor het te behalen doel om het NU op te lossen?
• Is er meer informatie nodig om te kunnen beslissen?
• Wie mag erover beslissen?
• Kan er gestemd worden?

Noteer op een flipover en bepaal dan met elkaar hoe je verder wilt gaan. Als die afspraak gemaakt is kan de groep weer verder.

 

En stel dat niemand de bel luidt bij een lange discussie?

Wordt er toch lang gediscussieerd en wil de hele groep daar echt mee doorgaan?
Ga dan terug naar het KANBAN bord en geef dan aan dat ze een beslissing moeten nemen:

Welk ander onderwerp gaat van de ‘ToDo lijst’ af?
Of accepteren we (gezamenlijk) dat de meeting langer gaat duren?
Of stellen we ons doel van de dag bij?

Pas als die keuze gemaakt is, ga je door.

 

Dit zijn een paar praktische oplossingen. We weten zeker dat jullie zo je eigen visie en tactieken hebben om met lange discussies om te gaan.  Wil je ze hier met ons en de andere lezers delen? Zo leren we samen verder.

 

Door Judith de Bruijn en Sander Banus.