Door: Judith de Bruijn
18 april 2018

De dagvoorzitter als Chief Liaison Officer

De CLO.  Dat leek me een mooi begrip om de taak van een dagvoorzitter duidelijk te maken aan de CI-, CF-, en CEO’s die ik onlangs mocht voorbereiden op hun rol als dagvoorzitter voor Management Events.

De verbindingsofficier. De persoon op het podium die de verbindingen legt, zodat de bijeenkomst voor de deelnemers betekenis krijgt. De CLO smeedt de dag tot een geheel en tilt het geheel op boven de som der delen.

 

Om welke verbindingen gaat het?

De verbinding met het publiek

De dagvoorzitter is de vertegenwoordiger van het publiek op het podium. Vanuit dat perspectief doet zij haar werk. Ze stelt de vragen die het publiek niet kan stellen, spreekt uit wat onderbewust leeft en kan zich brutaler opstellen dan het publiek zich kan permitteren. De dagvoorzitter heeft geen aandelen in de firma, loopt geen risico te boeten voor haar uitspraken en kan daardoor vrijuit spreken. Dat kan ze alleen als ze goed voeling heeft met de mensen in de zaal, met hun zorgen en hun verlangens en vanuit dat gevoel spreekt.

 

De verbinding met het doel van de dag

Als het goed is, heeft de organisator voor de bijeenkomst een doel of een ambitie geformuleerd die verder gaat dan ‘een inspirerende dag’, ‘of kennis opdoen’. Ik ga ervan uit dat de organisator zicht heeft op de uitdagingen van de doelgroep en door de bijeenkomst deelnemers wil toerusten met informatie, ervaringen en inspiratie om die uitdagingen het hoofd te bieden. Als dat doel nog niet helder geformuleerd is, kan de dagvoorzitter in de voorbereiding de organisator helpen om dat doel concreet en uitdagend te formuleren.

Tijdens de conferentie verbindt de CLO alle losse onderdelen van de dag met dat doel. Hoe staan de presentaties, discussies en workshops hiermee in relatie? Waarom juist deze spreker op dit moment? In de aankondiging van een spreker maakt de dagvoorzitter duidelijk hoe deze presentatie bijdraagt aan het doel van de dag. Zo kan ze ook duidelijk maken wat de sprekers verbindt of onderscheidt, ze maakt duidelijk vanuit welk perspectief de spreker het vraagstuk benadert. Dit is vooral belangrijk bij het leiden van en panelgesprek of discussie.

 

De verbinding met de praktijk        

Tijdens het luisteren naar een presentatie denkt een deelnemer allereerst ‘interessant’, (althans dat hoop ik) en vervolgens ‘wat héb ik hieraan? Hoe kan deze kennis mij helpen in mijn leven of werk?’ Een spreker geeft vaak alleen informatie, maar de dagvoorzitter kan, mits zij daar in het programma tijd voor heeft, de verbinding met de praktijk tot stand brengen door het publiek te vragen om voorbeelden, een reflectieopdracht te geven of een andere werkvorm in te zetten waardoor deelnemers de gelegenheid krijgen om die verbinding zelf te leggen. Dat is een belangrijke stap en cruciaal voor hoe men de waarde van een bijeenkomst ervaart.

 

 

De verbinding tussen de deelnemers

Een belangrijke reden voor deelnemers om een conferentie bij te wonen, is het ontmoeten van vakgenoten. Dat wordt vaak maar mondjesmaat gefaciliteerd. Zeker, er zijn pauzes en lunches, maar de meeste mensen vinden het best lastig om gewoon maar op iemand af te stappen, kennis te maken en in gesprek te gaan. De situatie is er niet naar en het moment is te vluchtig voor een ‘meaningful conversation’. De CLO kan dat juist wel tot stand brengen door rondom een interessant onderwerp de deelnemers direct met elkaar in gesprek te laten gaan. Al was het maar de simpele vraag: bespreek met je buurman of –vrouw wat je het meest interessant punt van deze presentatie vond. Kost 5 minuten tijd en de het gesprek wordt ongetwijfeld in de pauze voortgezet.

Het is na workshops altijd lastig om deelnemers weer op tijd de plenaire zaal in te krijgen, omdat ze heel langzaam lopen en dat komt weer omdat ze zo veel na te bespreken hebben. De workshop heeft een aanzet gegeven voor een goed gesprek en dat willen ze graag voortzetten.  Datzelfde principe kan je ook in de plenaire sessie toepassen.

 

De verbinding met vergelijkbare vraagstukken

Een dagvoorzitter komt bij veel bijeenkomsten. Ik zie vaak overeenkomstige uitdagingen in heel verschillende sectoren. Mensen denken dat hun problemen uniek zijn, maar dat zijn ze vaak niet. Decentralisering, innovatie, bezuiniging, gedragsverandering, personeelstekort, ketensamenwerking, disruptieve technologie: het speelt overal en roept vergelijkbare vragen op. Een dagvoorzitter kan putten uit oplossingen of ideeën uit andere sectoren en die ter overdenking aan de dag toevoegen. Een meer inhoudelijk gerichte dagvoorzitter kan ook van meerwaarde zijn door de thema’s te verbinden aan de actualiteit.

 

Heel praktisch: de verbinding met de organisator

Naast een inhoudelijke en menselijke verbindingstaak heeft de CLO een praktische verantwoordelijkheid. Zij houdt de tijd in de gaten, vangt technische problemen op, geeft berichten door over auto’s die fout geparkeerd staan of gevonden OV-passen. Zij is dus ook de spreekbuis van de organisatie en moet daartoe een (zicht)lijntje met de organisatie in de zaal hebben. Zelf zit ik graag naast mijn opdrachtgever op de eerste rij, zodat ik dat soort zaken snel mee krijg en kan overleggen of bepaalde interventies die ik bedenk wenselijk zijn.

 

Tot slot: de verbinding met jezelf

Voel je de verbinding van je voeten met de vloer? Sta je stevig?
Voel je de reactie van je adem, je spieren, je maag op wat er gebeurt in de zaal?

Je lichaam is de plek waar alle emoties voelbaar zijn: via de sensaties in je eigen lichaam voel je de spanning in de zaal als er een heikel punt besproken wordt. Je voelt je eigen opwinding over een geweldig idee, je dankbaarheid voor de inzet van een spreker of de worsteling van een organisatie die een casus deelt.

Je voelt misschien ook je eigen spanning, omdat je twijfelt of je op dat moment het juiste doet. Het is niet altijd even makkelijk om het onderscheid te voelen tussen je eigen onzekerheid is, of iets dat speelt in de zaal.

Je hoeft dat gevoel niet rechtstreeks te tonen of uit te spreken, maar je moet het wel registreren, omdat de rest van de zaal waarschijnlijk precies hetzelfde voelt. Dan resoneer je met je publiek. En als je vanuit dat gevoel kunt spreken, leg je perfect de verbinding.


Tot zover de job description van de CLO. Een volgende keer ga ik graag in op de voorbereidingen die een goede verbindingsofficier treft om zoveel mogelijk van deze verbindingen te laten ontstaan.

Voor nu ben ik vooral benieuwd naar de verbindingen die ik nog niet genoemd heb, want er zijn er ongetwijfeld meer. Ik kreeg aan aanvullingen toen ik dit stuk op LInkedIn publiceerde over de verbinding met actualiteit en de mensen van de techniek.


Maar er is vast nog meer te bedenken, wie biedt?

Mooie verbindingsvoorbeelden zijn ook zeer welkom!

 

 

Share Button

Geef uw reactie

anti-spam vraag *