de voorbereiding

Mijn voorbereiding voor een conferentie begint meestal een maand voor de bijeenkomst. U heeft mij al veel eerder geboekt en achtergrondinformatie gemaild en een voorlopig programma. Als we dan bij elkaar komen, bij voorkeur op uw eigen locatie, passeert een aantal vaste onderwerpen de revue:

1. de aanleiding voor de bijeenkomst
2. het doel van de bijeenkomst
3. interactie met het publiek
4. sprekers
5. werkvormen  

1. We starten altijd met de aanleiding om deze bijeenkomst te organiseren. De opdrachtgevers schetst het werkveld en wat daar gaande is bij de verschillende partijen. We bespreken het momentum: waarom NU deze bijeenkomst?
2. Als opdrachtgever staat u natuurlijk een doel voor ogen. Misschien staat kennisoverdracht van experts naar deelnemers bovenaan de agenda. Misschien gaat het meer over kennisoverdracht tussen professionals. Of om het gaan maken van de stap van denken naar doen.Het is belangrijk dit goed te definieren, omdat een bijeenkomst voor kennisoverdracht er natuurlijk heel anders uitziet, dan een bijeenkomst om in actie te komen.
3. Interactie met het publiek heeft verschillende functies:
   • controle: zitten we op de goede koers?
   • aandacht: geprikkeld worden en erbij blijven.
   • informatie ontvangen:  meningen, praktijkervaringen, voorkeuren in kaart brengen.
   • betrokkenheid creeren.

   De meeste opdrachtgevers vinden interactie belangrijk, maar weten niet hoe ze het vorm kunnen geven. Ik heb veel ervaringen met allerlei soorten interactie, weet hoe het werkt, en onder welke randvoorwaarden het kan werken. Een theaterzaal met een hoog podium vraagt om andere vormen van interactie dan een circustent. Al pratend komen we tot vormen van interactie die passen bij de deelnemers, de locatie en het doel. Ik vervlecht die in het programma.

    

4. Uiteraard komen de sprekers uitgebreid aan bod. Ik noteer alle informatie die ik krijg, en vaak moeten er nog zaken worden opgezocht en nagestuurd. Op basis daarvan maak ik introductieteksten, die uiteraard aan u worden voorgelegd. We beslissen ook hoe we om willen gaan met vragen uit het publiek.Soms is het van belang de sprekers vooraf te zien of te bellen. Dan doe ik dat. Maar in de meeste gevallen volstaat het elkaar een uur voor de conferentie te ontmoeten en kort een aantal praktische zaken door te nemen.
   • Hoe managen we de verwachting van het publiek?
   • Is er een thema of rode lijn die we kunnen volgen of bedenken?
   • Hoe worden de sprekers aangekondigd?
   • Hoe geven we de interactie met het publiek vorm?
   • Welke onderwerpen moeten zeker aan de orde komen of worden vermeden?
   • Hoe houden we voldoende energie in het programma?

    

5. Vaak staat er ook een debat of discussie op het programma. Ik kan u adviseren over een geschikte werkvorm: paneldebat, lagerhuisdebat, ronde tafel gesprek, vissenkom, stemmen met de zaal: er is van alles mogelijk. We bepraten of en hoeveel experts er nodig zijn, of hoeveel stellingen er behandeld kunnen worden. De inhoud hiervan volgt meestal later over de mail. Ik ben daar graag bij betrokken, want een goede discussie valt of staat met de formulering van de stelling.

Ik noteer meestal direct alle antwoorden ineen eigen draaiboek, dat ik achteraf mail, en dat ook kan dienen als gespreksverslag. Hierna houden we contact per mail of telefoon om alle details en wijzigingen bij te werken in het draaiboek.

Zo zijn we optimaal voorbereid, en klaar om met alle onverwachte zaken op de dag zelf om te gaan.